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Biz/Browser 活用法・課題解決エンドユーザーコンピューティング(EUC)の統制・統合

多くの企業が悩むエンドユーザーコンピューティング(EUC)の氾濫

EUCの普及、発展により、各部門で様々なデータが加工・利用されるようになり、情報システム部門が管理できないデータが企業内に氾濫するようになりました。企業には本来、その重要性や業務効率の観点から、一元管理・統制すべきデータが存在します。経営戦略や事業戦略、取引先や売上・利益といった事業の根幹にかかわるデータや、内部統制の観点から重要となるデータなどがこれに該当します。

EUCの氾濫は、これらの重要なデータの部門への流出や、部門ごとにデータを管理・メンテナンスすることで生じる業務上の非効率やデータの不整合など弊害を生む場合があります。また、セキュリティ上の問題や計算式やマクロの破損により、業務の正確性が損なわれる、担当者の異動や退職、ドキュメントの整備不足などにより、部門で開発したツールのメンテナンスが困難になるといったリスクも存在します。

なぜEUCが進むのか?

1つは、オフィスソフト、周辺アプリケーションの普及による、エンドユーザのITリテラシーの向上が考えられます。情報システム部門がバックログへの対応に追われ、部門の個別ニーズに対応しきれない中、データ処理や加工のニーズも多様化し、部門でも表計算ソフトのマクロやデータベースソフトウェアに習熟した社員が、簡単な業務アプリケーションを構築し始め、その便利さと迅速で柔軟な対応ゆえに重宝され、更なる“作り込み”を行い、業務での利用が深掘りされる状況が生まれます。

また、現状のWebシステムでは

  • マルチレコードの一括編集・更新
  • 慣れ親しんだスプレッドシート上での入力・操作

のような、利便性が高く柔軟な入力手段を提供できないこともEUCが進む一因となっているのではないでしょうか。

EUCの落とし穴

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実は、EUCは非定型の業務で部門固有のデータを処理・加工し、利用するだけでは問題は発生しません。 利用するデータを部門に蓄積し、管理・メンテナンスを始めることから弊害が発生します。 部門で管理・メンテナンスされるデータが最新の正のデータとなり、基幹システムのデータが更新されず、全体的にみると、データの不整合が発生することになります。

基幹システムに集約されたデータを複数の目的や複数の部署で管理・メンテナンスすることは、全社的には二重入力、三重入力といった非効率な業務につながります。

また、内部統制の観点からは、EUCで重要データを管理すると、職責分離、業務の正確性、データの一貫性、セキュリティの担保等の課題の発生につながります。

リスク対応が必要な管理対象が増えることとなり、管理・運用コストも増大することになります。

EUC統制・統合の価値

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部門に分散し、管理・メンテナンスされている重要なデータを基幹システムに統合し、一元管理できれば、非効率な業務の是正や、データ管理上のリスクが軽減でき、リスクへの対応やメンテナンスコストが低減され、全社的な業務の標準化や効率化といったアプローチも可能になります。

基幹システムに集約されたデータを部門で取り扱う場合にも、部門でのデータの管理・メンテナンスは制限し、参照、分析、目的に応じた資料作成といった利用範囲にとどめるようルールを策定することも有効です。

SSpreadがもたらす価値

基幹システムでEUCの利便性を損なうことなくデータを利用できる環境を構築し、企業が本来一元管理・統制すべきデータを統合するための有効な手段のひとつとして、業務向けWebプラットフォーム 「Biz/Browser V」の機能のひとつ、高機能スプレッドシート型クラス「SSpread」を紹介します。

Webシステムでは、検索等の機能で対象となるデータを一覧表示し、選択したデータごとに詳細入力画面に遷移、入力確定時にデータのチェックを行い、一覧画面に戻るといったI/Fが一般的ですが、Biz/Browser Vでは高度な表計算(スプレッドシート)クラスを標準で装備しており、本来一元管理・統制すべきデータをEUCの利便性を損なうことなく基幹システムに統合することが可能になります。

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SSpreadを使用することによる利点は以下が挙げられます。

  • 一覧表示からの一括更新
    各項目のデータの妥当性をチェックし、入力確定時のプログラムチェックによりクリーンデータを格納する。
  • 計算式の保護・チェック
    保護したいセル部分に入力制限をかけたり、想定外のデータが入力された場合に背景色を変更するなどの制御が可能。
  • インポート・エクスポート
    表計算ソフトへのデータインポート・エクスポート機能を標準装備。

以下の表はEUC、Webシステム、Biz/Browserそれぞれで業務効率化を行った場合を比較した表です。

EUC Webシステム Biz/
Browser
ITガバナンス
個人情報保護/セキュリティ
エンドユーザ
使い勝手

EUC統合と業務改革

基幹システムに部門で管理・メンテナンスしているデータを統合する際、当該業務の全社的な標準化や効率化が実現できると、さらなる付加価値の創造につながります。

業務の標準化や効率化を行う際には、業務担当者との合意形成が重要な課題となります。業務担当者との合意形成には、担当者の興味を「見える化」することが有効です。業務改革におけるステークホルダーとの合意形成に有効な手法として、弊社は「UIプロトタイピング開発」を提唱しております。UIプロトタイピング開発とは、設計フェーズで動作可能な画面プログラム(捨てないプロトタイプ)を作成し、業務を「見える化」し、PDCAサイクルの中でイテレーションを行い、段階的な詳細化と合意形成により着実にプロジェクトを推進する開発プロセスです。

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