Biz/Browser ソリューション

脱Excelのススメ 氾濫するExcel EUCへのリスク対応と基幹統合

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課題

Microsoft Excelに代表されるオフィスソフトによるEUC(エンドユーザーコンピューティング)の普及、発展により、企業内の各部門で様々なデータが加工・利用されるようになり、情報システム部門が管理できないデータが企業内に氾濫するようになりました。

企業には本来、経営戦略や事業戦略、取引先や売上・利益といった事業の根幹に関わる一元管理すべき重要なデータが存在します。

Excel EUCの氾濫は、これらの重要なデータの部門への流出や、部門ごとにデータを管理・メンテナンスすることで生じる業務上の非効率やデータの不整合など弊害を生む場合があります。

また、セキュリティ上の問題や計算式・マクロの破損により、業務の正確性が損なわたり、担当者の異動や退職、ドキュメントの整備不足などにより、部門で開発したツールのメンテナンスが困難になるといったリスクも存在します。

業務でのExcelの利用は、個人の業務でデータを利用する範囲ではあまり問題は発生せしませんが、利用するデータを部門内で蓄積し、管理を始めると弊害が発生します。

Excelを使って管理されるデータが部門内で閉じてしまい最新の正のデータとなり、基幹システムのデータが更新されず、会社全体的にみると、データの不整合が発生することになります。

基幹システムに集約されたデータを複数の目的や複数の部署で管理・メンテナンスすることは、全社的には二重入力、三重入力といった非効率な業務につながります。

また、EUCで重要データを管理すると、職責分離、業務の正確性、データの一貫性、セキュリティの担保等の課題の発生につながり、管理・運用コストも増大することになります。

ここでは、Excelライクなユーザーインターフェースによる基幹業務への統合による解決方法をご紹介します。

解決策 / 手法

「Biz/Browser」 で実現するExcelライクなユーザーインターフェース 「SSpread」がもたらす価値

部門に分散し、管理・メンテナンスされている重要なデータを基幹システムに統合し、一元管理できれば、非効率な業務の是正や、データ管理上のリスクが軽減でき、リスクへの対応やメンテナンスコストが低減され、全社的な業務の標準化や効率化といったアプローチも可能になります。

基幹システムに集約されたデータを部門で取り扱う場合にも、部門でのデータの管理・メンテナンスは制限し、参照、分析、目的に応じた資料作成といった利用範囲にとどめるようルールを策定することも有効です。

基幹システムでEUCの利便性を損なうことなくデータを利用できる環境を構築し、企業が本来一元管理・統制すべきデータを統合するための有効な手段のひとつとして、ビジネスUIプラットフォーム「Biz/Browser」の機能のひとつ、高機能スプレッドシート型クラス「SSpread」の利用があります。

Webシステムでは、検索等の機能で対象となるデータを一覧表示し、選択したデータごとに詳細入力画面に遷移、入力確定時にデータのチェックを行い、一覧画面に戻るといったインターフェースが一般的ですが、Biz/Browserでは高度な表計算(スプレッドシート)クラスを標準で装備しており、本来一元管理・統制すべきデータをExcelの利便性を損なうことなく基幹システムに統合することが可能になります。

【「SSpread」を使用することによる利点】

  • 一覧表示からの一括更新
    各項目のデータの妥当性をチェックし、入力確定時のプログラムチェックにより、クリーンデータを格納可能。
  • 計算式の保護・チェック
    保護したいセル部分に入力制限をかけたり、想定外のデータが入力された場合に背景色を変更するなどの制御が可能。
  • インポート/エクスポート
    Excelへのデータインポート・エクスポート機能。

ビジネスUIプラットフォーム

Biz/Browser

基幹業務を中心に業務の効率的な入力環境の実現を追求した実行・開発ツールです。
オペレーティングシステムやデバイスなどの差異を吸収し、安定した業務アプリケーション実行環境を提供します。

Biz/Browserは、クライアントで動作する業務向けのUIプラットフォームなので、Webシステムと同様の技術で、C/S型システムに匹敵する操作性の高い画面を作成・実行できます。開発もGUIベースの統合開発環境により、VBと同等の開発生産性を実現します。 

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Biz/Browserで実現する業務アプリケーションの基本概念図

高機能スプレッドシートクラス

SSpread

Biz/Browserに実装された高機能スプレッドシートクラス「SSpread」は、Excelと高い互換性を持ち、同等のセル関数やインポート・エクスポート機能によりExcel EUC環境の代替となりながら、基幹系で必要とされるセキュアでクリーンなデータ入力を実現できます。

「SSpread」による一括更新画面の例

【図1】は車両リース受付業務における担当者別の受付情報入力画面の例です。
担当者ごとに抽出された受付一覧で複数のデータ項目を同一画面で変更、更新することができます。
また、受付データをリストにドラッグ&ドロップし、紐付けを行うことができます。更新情報は入力確定時にチェックを行い、クリーンデータとしてデータベースに格納されます。画面とサーバ間は、データのやり取りだけであり、サーバ側との依存関係を最小とする疎結合な仕組みを構築することで、メンテナビリティが向上します。

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【図2】は、Excelで作成していた見積書をSSpreadで置き換えた例です。
Excelと互換性のある多数の計算式を備えながら、アプリケーションレベルでセル単位にいたる細かな保護や設定を可能としています。
計算式が設定され、集計結果を表示するセルを編集不可にしたり、ある値を超える数値や、想定外のデータが入力された場合に、セルの文字や背景色を変えるといった制御が簡単に実現できます。