導入事例

株式会社マイプリント

「Biz/Browser」をUIにプリプレス工程を電子化。
1億円の人件費削減効果を達成!

株式会社マイプリント様

電子化の進む印刷工程において、原稿作成の段階(プリプレス)はFAXや手書きなど、まだまだ人手に頼る部分が多い。この工程に大胆にメスを入れたのが、人と人との心温まるコミュニケーションに貢献する企業を目指している株式会社マイプリントである。同社では2017年から業務改革プロジェクトを立ち上げ、婚礼事業のプリプレス工程を電子化。そのクライアント側のUI基盤として採用されたのが「Biz/Browser V(※1)」であった。

導入メリット

①プリプレスを担当するお客様窓口部門を電子化し移動や手作業を排除

②「Biz/Browser」により、ブラウザながら既存C/S環境に違和感なく浸透

③人件費で1億円/年削減、関連する複合機も撤去しFAX用紙を全廃

 

導入背景

1日1500枚のFAX対応を全国100人のインフォメーション部隊が手作業で処理

結婚式の招待状が驚くほど洗練されてきた。国内外の最高峰のアーティストのデザイン一覧からパターンを選定し、申込用紙に必要事項を入力するだけで、ドラマティックな招待状や席次表が完成する。

この業界でトップクラスなのが株式会社マイプリントだ。同社では、オリジナリティあふれる印刷物を間違いなく低価格で作成するため、さまざまな工夫と努力を重ねている。

例えば、式場ではエンドユーザーとなるカップル(お客様)と式場側のプランナーが相談し、マイプリントの申込用紙に必要事項を記入して、FAXで送信する。ここでパターン番号やお客様名、日付などがマイプリントに届き、これを受け取って初稿を完成させて式場に返信する。そこにお客様からの変更指示があり、これを数度やり取りすることで、校了となり、印刷工程にかかる。

これら工程のほとんどが手作業で行われており、マイプリント側では「インフォメーション部門」という100人ほどのフロント担当がFAXのやり取りやお客様対応に追われていた。

全国の式場から届くFAXは1日に1500枚ほどに及ぶ。それらを各拠点のインフォメーション担当者が大型のテーブルに並べて申込用紙、初稿返信、再校返信、校了と分類し、それぞれの担当部門に振り分けていく。この人海戦術がマイプリントでは業務改善課題として指摘されていた。

選定理由

既存C/S環境のMicrosoft Visual Basicに酷似。
多機能で「Biz/Browser」以外の選択肢なし

マイプリントでは2017年に社長室に業務改善プロジェクトチームが設けられ、業務の見直しが進められていた。その改善すべき業務の1つとして、式場とFAXでやり取りしているプリプレス工程が議題に上がった。

式場に負荷をお願いすることはできないが、FAXを受け取るマイプリント側の工程はあまりにアナログであった。全拠点に設置しているFAX(複合機)台数もおびただしい数になり、FAX用紙も経費を圧迫している。インフォメーション担当も非正規社員が多く、入れ替わりが激しいことから、採用や教育に時間もかかる。

ここでシステム化が検討され「式場とのやり取りを変えることなく、マイプリント側の作業を一切電子化する」という方針が打ち出された。

FAX受信を電子化するツールとして選択したのは米国製のTwilioであり、インフォメーション担当のUIとなる基盤として選んだのが「Biz/Browser」であった。

「それまで印刷工程はシステム化されており、Microsoft Visual Basicで構成されていました。この既存環境に違和感なくシステム追加できる画面構成には『Biz/Browser』が最適でした」とマイプリント 社長室 プロジェクトリーダー 古川 博教氏は断言する。他のツールも検討したが、「Biz/Browser」ほど多数の要件にマッチするものはなく「『Biz/Browser』以外にはないのが現状でした」と振り返る。

設計開発

アジャイル方式を採用し短期間で開発
受注FAXを画面で一覧し分類・転送

「全拠点のインフォメーション担当にヒヤリングし、業務を洗い出し見直すことは現実的ではありませんでした。まず、1つの拠点のFAX受注業務から見直し、それが成功したら他拠点へ展開、それ以降の工程もシステム化する方針としました」(古川氏)。アジャイル方式を採用して、1つの業務1つの拠点から順にシステム化を進めることにした。

2018年1月に稟議が通り、4月から開発に着手。最初のステップとして9月から大阪の営業所でFAXの受注電子化が試験導入された。

それまで各拠点では数十枚から多い時では数百枚を複合機から紙で出力していたが、これが1ページ1行でリスト化される。そのリストをクリックするとPDF化されたFAX内容が画面表示され、内容を確認して申込用紙、初稿返信、再校返信、校了かを確認し、担当者に転送する。

「FAXの振り分けに抵抗があるかと危惧していましたが、予想以上にスムーズにいきました。ほとんど抵抗なく画面上で振り分けできるようになりました」(古川氏)。

プリプレス支援システム概念図

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導入効果

人の移動もなくし業務を完全電子化
人件費で1億円/年削減、複合機を撤去しFAX用紙も全廃

「プリプレス工程を電子化することで、インフォメーション部門の生産性が大幅に改善され、人件費だけで1億円の削減になります」と、古川氏は効果を訴える。各拠点に配置されていた数十台の複合機を撤去でき、その分のFAX用紙も不要になった。

もちろん、業務の効率化にもなる。「担当者が歩いてFAXを受け取ってテーブルに並べて、皆で分類して、持ち帰って作業する。この手間がまったくなくなりました」と笑顔を見せる。さらに「システムを刷新しVBから『Biz/Browser』に変更しても、気がつかない人がいるほどです。まったく違和感なく導入できています」と古川氏は認める。

プリプレス工程の電子化は、プレス工程やセット・検品・出荷のポストプレス工程も含め、機能を拡張させている。例えば、出荷業務にはハンディターミナル向け「Biz/Browser HT(※2)」によるバーコード確認を採用し、目視でありがちだった出荷ミスをなくすことができた。今後は、請求管理や営業支援にも「Biz/Browser」を採用して連携させていく。

さらに、前述のように同社では全社的な業務の見直しを実施中である。業務の見直しにはシステムの刷新が不可欠でそのUI基盤にも「Biz/Browser」が活躍している。

この先、「Biz/Browser」を取り入れたシステム化は1000本を超える予定だという。マイプリントの業務改善プロジェクトとシステム刷新に「Biz/Browser」は必須のツールとなっている。

※1「Biz/Browser V」…基幹業務、Windows PCで使用できるデスクトップ向けBiz/Browserです。
※2『ハンディターミナル向け「Biz/Browser HT」』…Android OS搭載ハンディターミナル向けBiz/Browserです。

ユーザープロフィール

株式会社マイプリント

■株式会社マイプリント
■1966(昭和41)年設立。
「年賀状=年賀事業」と「ウエディングペーパーアイテム=婚礼事業」を中核にビジネス展開し、両業界トップクラスのシェア。
資本金1億円、正社員305名。

■http://www.myprint.co.jp/

古川氏

株式会社マイプリント
社長室 プロジェクトリーダー

古川 博教

※本ドキュメントの掲載内容は取材時点での内容です。

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